Legalizzazione

Legalizzazione

Quando un documento ufficiale dev’essere utilizzato all'estero, occorre legalizzarlo, cioè renderlo legale nel paese verso il quale è destinato. La legalizzazione è appunto la procedura che permette di attribuire validità legale ad un documento prodotto in un paese straniero. Si basa su due passaggi: 
1) traduzione giurata del documento nella lingua di destinazione sul suolo del paese di origine. 
2) controllo del documento sul suolo del paese d'origine da parte dell’Autorità consolare del paese di destinazione. 
Se il controllo va a buon fine il documento viene legalizzato. 
Da quanto appena detto si evince che una traduzione legalizzata non è, come molti credono, una traduzione asseverata o giurata. La traduzione giurata è solo l'anticamera della successiva legalizzazione. Mentre nell'asseverazione il traduttore è il protagonista assoluto poiché "giura" in Tribunale che il contenuto della sua traduzione rispecchia quello dell'originale, nella successiva fase di controllo del documento il traduttore non è affatto coinvolto, sono le Autorità consolari ad occuparsene. 
La procedura è piuttosto complessa perché non ha il solo scopo di controllare il contenuto del documento e di assicurare la conformità della traduzione, ma anche di verificare se è autentico, se è stato rilasciato nel rispetto delle leggi del paese d'origine, se è stato rilasciato da parte dell’ufficio competente, se il funzionario che lo ha firmato era abilitato a farlo e se la firma di questi è autentica. 

Le Autorità del paese ricevente, non avendo alcuna possibilità di effettuare tali controlli in modo efficace una volta che il documento è entrato all'interno dei confini nazionali, affidano tale compito alle loro Autorità consolari situate nel paese d'origine, le quali, trovandosi sul posto, sono in grado di svolgere le opportune verifiche. 

La legalizzazione apostille 
Accanto alla procedura appena illustrata esiste poi un'altra procedura per la legalizzazione di un documento, la cosiddetta apostille, che è molto più rapida ed economica e, per questo motivo, anche molto più utilizzata. 

Utilizzando questa procedura, per rendere legale un documento in un paese straniero è sufficiente che nel paese d’origine le autorità preposte vi appongano un timbro particolare, detto appunto apostille. 
Tuttavia, questa procedura non è universale, ma può essere applicata solo in quei paesi che aderirono alla Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 che abolì l'obbligo di legalizzazione degli atti pubblici prodotti negli Stati firmatari. Ad essi, nel corso del tempo, se ne sono aggiunti moltissimi altri. 
In Italia, questo timbro viene apposto sul retro dell'originale o della copia autenticata del documento da far valere all’estero. Il timbro è ovviamente riconosciuto a livello internazionale e attesta la qualità di pubblico ufficiale di chi ha rilasciato il documento nonché la sua competenza a rilasciarlo. La Prefettura è l'organo preposto alla legalizzazione dei documenti e degli atti rilasciati in Italia affinché abbiano valore all’estero, così come dei documenti prodotti da autorità estere nel nostro paese (come le rappresentanze diplomatiche e consolari) affinché abbiano valore in Italia. 

Per gli atti dei Notai, dei Funzionari di Cancelleria e degli Uffici Giudiziari è invece competente la Procura della Repubblica. Ad ogni modo, ciascun paese ha designato nell’atto di adesione alla Convenzione dell'Aia l'Autorità preposta ad apporre il timbro apostille (in genere è il Ministero degli Esteri o un suo organo decentrato). Ovviamente, per avere validità nel paese ricevente, il documento deve comunque essere previamente tradotto nella lingua locale. 

Per completezza di informazione forniamo un elenco (parziale) dei paesi che hanno ratificato la Convenzione: 
Albania (con l'Italia non è in vigore), Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaigian, Bahamas, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria, Capo Verde, Cipro, Colombia, Croazia, Danimarca (eccetto Groenlandia e isola di Faro), Ecuador, Eire, El Salvador, Estonia, Figi, Finlandia, Francia (compresi tutti i suoi territori extraeuropei), Georgia, Germania, Giappone, Grecia, Grenada, Hong Kong, Honduras, India, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Mongolia, Montenegro, Namibia, Niue, Norvegia, Nuova Zelanda (eccetto Tokelau), Paesi Bassi (comprese le ex Antille Olandesi: Aruba, Cura&csedil; Bonaire, Saba, Sint Eustatius, Sint Maarten), Panama, Perù, Polonia, Portogallo (compresi tutti i suoi territori extraeuropei), Principato di Monaco, Regno Unito (compresi i seguenti territori: Anguilla, Antartico britannico, Bermuda, Cayman, Falkland, Gibilterra, Guernsey, Isola di Man, Isole Vergini britanniche, Jersey, Montserrat, Sant'Elena, Turks e Caicos), Repubblica Ceca, Repubblica di Corea (già Corea del Sud), Repubblica Dominicana, Romania, Russia, Saint Kitts e Nevis, Saint Vincent e Grenadine, Samoa, San Marino, Santa Lucia, São Tomé e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Stati Uniti d'America, Sudafrica, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraina, Ungheria, Vanuatu, Venezuela. 

Costi del servizio e tempistiche di erogazione 
I documenti la cui legalizzazione viene richiesta con più frequenza sono i documenti necessari per la regolarizzazione di lavoratori stranieri, per il ricongiungimento familiare o per il matrimonio fra persone di nazionalità diverse. Oltre ad essi c'è ampia richiesta anche per titoli di studio, patenti, testamenti, atti notarili, ecc. I certificati di stato personale (quali nascita, matrimonio, stato di famiglia, ecc.) sono esenti. 

I tempi di erogazione del servizio sono generalmente piuttosto rapidi, variano da uno a sette giorni a seconda della grandezza e dell'organizzazione degli uffici preposti. 
Le varie Prefetture hanno a disposizione uno speciale registro di firme depositate grazie al quale verificano immediatamente l'autenticità della firma presente sul documento e lo legalizzano apponendo il timbro apostille. Qualora la firma non sia presente nel registro, richiedono tutte le informazioni del caso all'ente che ha prodotto il documento e, una volta ottenute, procedono alla sua legalizzazione. 

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